תוכנה טובה שווה רק אם יודעים להשתמש בה נכון. אנחנו מתקינים, מגדירים ומטמיעים תוכנות לעסק - ומדריכים את העובדים כדי שינצלו אותן במלואן ויעבדו ביעילות.
מה כולל השירות?
- התקנה והגדרה - התקנה נכונה, כולל רישוי ועדכונים.
- הטמעה בעסק - התאמת התוכנה לתהליכי העבודה.
- הדרכת עובדים - כדי שכולם יעבדו נכון ובביטחון.
אנחנו מלווים אתכם מההתקנה ועד השימוש השוטף, כדי שהמעבר יהיה חלק וללא זמן מבוזבז.
למה תוכנות שקונים לא באמת נכנסות לשימוש
זה קורה בעסקים רבים, וכמעט תמיד מאותה סיבה: התוכנה לא הותאמה לתהליך העבודה, אלא ההפך. עובד שנדרש להזין נתון פעמיים, או לעבוד בסדר שלא מתאים למה שקורה בשטח, ימצא דרך לעקוף - קובץ Excel בצד, פתק, הודעה בוואטסאפ.
וברגע שיש עקיפה, המידע במערכת מפסיק להיות מלא, ואז אף אחד לא סומך עליו - כולל ההנהלה, שחוזרת לבקש דוחות ידניים. לכן ההטמעה מתחילה אצלנו במיפוי התהליך ולא בהתקנה. לעיתים המסקנה היא שתוכנת מדף לא תתאים לתהליך שלכם, ושמערכת מותאמת אישית היא התשובה הנכונה. נאמר לכם את זה בכנות, לפני שתשלמו על רישוי שלא ישמש.
הדרכה שנשארת
הדרכה של שלוש שעות ביום ההתקנה נשכחת כמעט כולה, מסיבה פשוטה: אף אחד לא זוכר תשובה לשאלה שעוד לא שאל. מה שעובד בפועל:
- הדרכה קצרה וממוקדת - על התהליכים שהעובדים מבצעים כל יום, ולא סקירה של כל התפריטים.
- זמינות לשאלות בשבועות הראשונים - שם מגיעות השאלות האמיתיות, ושם ההדרכה נטמעת.
- איש קשר בעסק - מישהו אחד שמכיר את המערכת טוב יותר מהשאר ויכול לענות לעמיתים.
רישוי - נושא משפטי וגם נושא אבטחה
שימוש בתוכנה ללא רישוי חושף את העסק לתביעה מצד היצרן, וזו הסיבה המוכרת. הסיבה הפחות מוכרת חשובה לא פחות: גרסאות שהושגו ממקורות לא רשמיים מכילות לעיתים קוד זדוני, כלומר זו גם בעיית אבטחת מידע ולא רק חשיפה משפטית.
אנחנו מנהלים רישום מסודר של הרישויים בעסק - מה יש, לכמה משתמשים, ומתי מתחדש - והוא נמסר לכם כתיעוד ונשאר בידיכם. בעסקים רבים זו הפעם הראשונה שיש רשימה כזו, וזה מתגלה כשימושי במיוחד בהחלפת מחשב או בביקורת.
העברת נתונים והרשאות
בהעברה ממערכת קיימת או מקבצי Excel אנחנו מייבאים את הנתונים, מתאימים שדות ומנקים כפילויות. נקודה שכדאי להקציב לה זמן: איכות הייבוא תלויה באיכות הנתונים. קובץ שבו אותו לקוח מופיע בשלושה נוסחים דורש החלטה שלכם איזה נוסח נכון.
ובמקביל - הרשאות. ההגדרה הנכונה היא לפי תפקיד: כל אחד רואה ועושה רק את מה שדרוש לו. עסק שבו לכולם יש הרשאת מנהל הוא עסק שבו טעות אחת עלולה למחוק נתונים, וזה קורה. ראו אבטחת מידע.
שאלות נפוצות על התקנת תוכנות והטמעה
למה עובדים לא משתמשים בתוכנה שקנינו?
כמעט תמיד מאותה סיבה: התוכנה לא הותאמה לתהליך העבודה, אלא ההפך. עובד שנדרש להזין נתון פעמיים, או לעבוד בסדר שלא מתאים למה שקורה בשטח, ימצא דרך לעקוף - קובץ Excel בצד, פתק, הודעה בוואטסאפ. וכשיש עקיפה, המידע במערכת מפסיק להיות אמין ואז אף אחד לא סומך עליה. לכן הטמעה מתחילה במיפוי התהליך ולא בהתקנה, ולעיתים המסקנה היא שנדרשת מערכת מותאמת ולא תוכנת מדף.
מה כוללת הדרכת עובדים?
הדרכה מעשית על התהליכים שהם באמת מבצעים, ולא סקירה של כל התפריטים. הכלל שעובד: עדיף הדרכה קצרה על מה שעושים כל יום, ואחריה זמינות לשאלות בשבועות הראשונים - שם מגיעות השאלות האמיתיות. הדרכה של שלוש שעות ביום ההתקנה נשכחת כמעט כולה, כי אף אחד לא זוכר תשובה לשאלה שעוד לא שאל.
מה עם רישוי תוכנה - צריך להקפיד?
כן, ולא רק מטעמי חוק. שימוש בתוכנה ללא רישוי חושף את העסק לתביעה מצד היצרן, ולעיתים גם לגרסאות שהושגו ממקורות לא רשמיים שמכילות קוד זדוני - כלומר בעיית אבטחה ולא רק בעיה משפטית. אנחנו מנהלים רישום מסודר של הרישויים בעסק: מה יש, לכמה משתמשים, ומתי מתחדש. זה נמסר לכם כתיעוד ונשאר בידיכם.
אתם מעבירים נתונים ממערכת קיימת?
כן, בהתאם למערכת. אנחנו מייבאים נתונים מקבצי Excel או ממערכת אחרת, כולל התאמת שדות וניקוי כפילויות. חשוב לומר מראש: איכות הייבוא תלויה באיכות הנתונים. קובץ שבו אותו לקוח מופיע בשלושה נוסחים שונים דורש החלטה שלכם איזה נוסח נכון - זו לא החלטה שאנחנו יכולים לקבל במקומכם, וכדאי להקציב לה זמן.
כמה משתמשים אפשר להגדיר ובאיזה הרשאות?
זה תלוי ברישוי של התוכנה, וזו שאלה שכדאי לשאול לפני הרכישה ולא אחריה - יש תוכנות שהרישוי בהן לפי משתמש, אחרות לפי עמדה, ואחרות מוגבלות בכמות. במקביל, ההגדרה הנכונה היא הרשאות לפי תפקיד: כל אחד רואה ועושה רק את מה שדרוש לו. עסק שבו לכולם יש הרשאת מנהל הוא עסק שבו טעות אחת עלולה למחוק נתונים.
מה קורה כשיש בעיה בתוכנה אחרי ההתקנה?
רוב הבעיות נפתרות בתמיכה מרחוק, תוך דקות. בהסכם תמיכה שוטף הליווי כלול; אחרת מטופל כקריאת שירות. חשוב להבחין בין תקלת התקנה או הגדרה - שבאחריותנו - לבין באג בתוכנה עצמה, שדורש פנייה ליצרן, ואנחנו מלווים גם אותה.
אתם ממליצים על תוכנות או רק מתקינים?
גם ממליצים. לפני שמתקינים משהו אנחנו שואלים מה הבעיה שצריך לפתור, ולעיתים התשובה היא שהתוכנה שנבחרה אינה הפתרון הנכון - או שאפשר להסתדר עם מה שכבר קיים בעסק ולא מנוצל. אנחנו לא מרוויחים מהתקנה מיותרת, ולכן נאמר לכם את זה.